.
  

© Тамара Майлс

Третий уровень: тайм-менеджмент

выбор целиФрагмент книги Тамара Майлс. Пирамида эффективности. — М.: Манн, Иванов и Фербер, 2014.

Пирамида эффективности отражает принципы известной пирамиды потребностей Маслоу. Это система, по законам которой прежде чем заняться тайм-менеджментом, надо навести порядок дома и в офисе, и только после этого переходить к вопросам целеполагания и самореализации. Книга будет интересна всем, кто хотел бы стать более эффективным в работе и жизни.

Вы готовы начать жить на полную катушку, то есть использовать по максимуму наиболее ценный ресурс — время? Кем бы вы ни были, простой уборщицей или CEO* международной корпорации, реальность такова, что у вас есть лишь 24 часа в сутки, а число суток, имеющихся в нашем распоряжении, к сожалению, ограниченно. Следующие главы помогут вам научиться распоряжаться временем максимально эффективно, то есть соотносить это время с теми занятиями, которые важны для достижения ваших целей.

За последние двадцать лет объем рабочего времени американцев увеличился примерно на 15%. в среднем рабочая неделя руководителя составляет порядка 51 часа. При этом наше свободное время сократилось на 33%. Об этом свидетельствуют результаты исследования, проведенного в 2006 году компанией NFI Research. Каждый день мы пытаемся распределить 24 часа для выполнения повседневных дел и совместить это со всеми своими обязательствами. При этом, если вы тратите больше времени на то, чем вам нравится заниматься, вы улучшаете качество своей жизни и более успешно справляетесь со стрессом. Практически все сегодня живут в состоянии стресса. Чтобы успеть справиться со всеми рабочими делами, мы, как правило, начинаем больше работать. Однако время — это ресурс ограниченный, и поэтому мы сокращаем время, которое остается на другие важные аспекты нашей жизни — например, семью и друзей.

*CEO (Chief Executive Officer) генеральный директор; высшее должностное лицо компании. Прим. ред.

Тайм-менеджмент включает в себя в том числе постановку целей в ключевых областях вашей жизни и выделение времени на эти области. Вы научитесь работать эффективнее, а не больше и достигать тех же самых результатов, что и сейчас, но при этом у вас будет оставаться время на другие важные вещи в жизни. Итак, как этого добиться? Как научиться эффективно управлять своим временем?

Три «П» тайм-менеджмента

Из последующих глав вы узнаете о трех «П» тайм-менеджмента:

  1. Планирование. Определите круг задач, над которыми вам предстоит работать: все, что вы должны или хотите сделать.
  2. Приоритеты. выделите приоритеты: чем вы должны заняться в первую очередь, во вторую очередь и не заниматься вообще.
  3. Приведение в исполнение. Одно дело — знать, что нужно делать, и совсем другое — действительно это исполнять. Исполнение означает, что вы придерживаетесь плана.

Эти три «П» помогут приблизиться к той системе управления временем, которая подойдет именно вам. не существует системы, идеальной даже для одного человека. если вы и нашли для себя систему, скорее всего, вам понадобится совмещать разные техники и отдельные части разных систем, пока вы не найдете свой вариант. в этих главах поговорим об основах и некоторых простых подходах к тайм-менеджменту. Однако прежде удостоверимся, что все мы понимаем, что такое тайм-менеджмент и чем он точно не является.

Что такое тайм-менеджмент

В своем бестселлере Rework* Джейсон Фрайд и Дэвид Хайнемайер Хенссон, основатели компании 37signals**, жалуются на трудоголиков и говорят, что это люди, которые «пытаются решить проблемы только тем, что уделяют им как можно больше времени. <...> если вы больше работаете, это вовсе не значит, что вы больше переживаете за результат или больше успеваете сделать». Они говорят, что настоящие герои находятся в это время дома, несмотря на то что трудоголики стараются внушить им чувство вины только за то, что они «работают столько, сколько должны»1.

Вероятно, вы уже сформулировали, что тайм-менеджмент значит для вас лично. Тем не менее у этого понятия множество различных значений. Рассмотрим третий уровень — тайм-менеджмент — в контексте Пирамиды эффективности.

Важность

Стивен Кови в бестселлере The 7 Habits of Highly Effective People*** пишет: «Какое значение имеет, сколько мы делаем, если то, что мы делаем, это не самое важное?» Тайм-менеджмент учит нас в первую очередь уделять внимание самым важным делам. Это не значит, что мы будем успевать сделать больше за меньшее время.

*Издана на русском языке: Фрайд Д., Хенссон Д. Rework. Бизнес без предрассудков. — М. : Манн, Иванов и Фербер, 2010. Прим. пер.

**37signals — американская частная компания, разработчик прикладного программного обеспечения, известная как создатель фреймворка Ruby on Rails. Располагается в городе Чикаго. C 2014 года компания переименована в Basecamp. Прим. пер.

***Издана на русском языке: Кови С. Семь навыков высокоэффективных людей. — М. :Альпина Паблишер, 2014. Прим. пер.

Очень многие приходят на мои семинары по тайм-менеджменту в надежде именно на это. на самом же деле это создание системы или системного подхода для выполнения самых важных задач, даже если это значит, что вы сделаете меньше по объему. если применить к тайм-менеджменту принцип Парето*, также известный как правило 80:20, вы поймете, что 80% результата вы получаете от 20% вашей деятельности в конкретный день, неделю, месяц или год. Именно так: 20% того, что вы делаете, приносит вам 80% результата.

Гарольд Тейлор в своей книге Making Time Work for You («Как заставить время работать на вас») приводит следующее определение тайм-менеджмента: «достижение важных целей за счет относительно неважной деятельности»2. Мы тратим 20% времени, чтобы выполнить 80% наших дел — тех срочных задач, которые кажутся нам важными, но, сколько бы усилий мы ни прилагали, это не приближает нас к желаемой цели. Эффективный тайм-менеджмент заключается в том, чтобы понять, какие 20% наших усилий помогут нам достичь того, что наиболее важно, и в первую очередь сосредоточиться именно на этом.

Управление выбором

Об управлении временем можно говорить с позиции управления выбором. Строго говоря, мы не можем управлять временем. Это данность. У всех нас одинаковое количество времени. Однако мы можем управлять нашим выбором относительно времени, имеющегося в нашем распоряжении: чем конкретно мы решаем заняться в тот или иной момент. в современном обществе тот богатый выбор, которым мы обладаем, оказывает огромное влияние на наше время. если задуматься, сегодня у нас тысячи различных вариантов, чем мы можем заняться, чего можем добиваться, и мы хотим все и сразу. в списках задач практически у всех людей значится гораздо больше дел, чем имеется времени на них.

*Закон Парето, или принцип Парето — эмпирическое правило, названное в честь экономиста и социолога вильфредо Парето, в наиболее общем виде формулируется как «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата». выбор чисел 20 и 80 является данью заслугам Парето, выявившему конкретную структуру распределения доходов среди итальянских домохозяйств, которой и было свойственно сосредоточение 80% доходов у 20% семей. Прим. пер.

Понимание того, от чего вам стоит отказаться, так же важно, как и осознание, что вы должны делать. Принятие решений сегодня занимает много времени.

В своей книге The Age of Speed: Learning to Thrive in a MoreFaster Now World* винс Посенте цитирует, что «по результатам соцопроса в 2006 году только 26% из числа тех, кто заявил, что им всегда не хватает времени, предпочли бы уменьшить количество дел, которыми они занимаются; остальные же предпочли бы, чтобы у них было больше времени, чтобы все же выполнить все то, что они делают»3. Мы не хотим от чего-то отказываться, однако время — ресурс ограниченный, и здесь нам на помощь приходит тайм-менеджмент.

В современном обществе во главу угла ставятся деньги. Мы уже привыкли к понятию финансового бюджета. У большинства людей есть хотя бы приблизительное представление о своем ежемесячном личном бюджете. При этом практически никогда вы не услышите, чтобы кто-то говорил о своем бюджете времени. время — это единственный ресурс, который действительно имеет значение. Мы не придаем времени тот же статус, что и деньгам, однако должны научиться управлять временем так же, как и деньгами, или даже лучше. вы всегда можете заработать больше денег, но не времени. Эффективные личности все больше начинают относиться ко времени как к самому ценному невозобновляемому ресурсу.

Как и организация своего пространства, тайм-менеджмент — это навык. Он требует практики, а овладение им занимает время. Это все равно что освоить новый вид спорта или игру на музыкальном инструменте. Хорошая новость в том, что мы способны овладеть этим навыком в совершенстве. нужно просто научиться думать в долгосрочной перспективе. вы должны настроиться на то, что вам придется создать собственную систему и отказаться от старых привычек. Как и с любым другим навыком, чем больше вы станете практиковаться и чем более осознанно к этому подойдете, тем более эффективно будете управлять временем.

* Издана на русском языке: Посенте В. Жизнь на максимальной скорости. — М. : альпина Паблишер, 2010. Прим. пер.

Основные выводы

Есть много различных определений тайм-менеджмента. вот два из них:

  • Тайм-менеджмент — это выполнение того, что действительно важно, тех вещей, которые ведут к достижению ваших целей.
  • Тайм-менеджмент — это управление выбором. Мы не можем управлять временем как таковым; мы можем управлять только тем, что решаем делать в это время.

Планирование в тайм-менеджменте

То, что вы заняты, еще не значит, что вы действительно работаете. Цель любой работы — в ее конечном результате, и, чтобы его добиться, необходим взвешенный подход, система, планирование, интеллект, искреннее желание, а также работа до седьмого пота. Видимость работы еще не есть работа.
(Томас Эдисон)

Возможно, вы слышали выражение: «неудачное планирование — это запланированная неудача». вы всегда можете изменить первоначальный план, однако должны с чего-то начать. Наличие плана позволяет более эффективно распорядиться теми возможностями, которые у вас есть. Известно ли вам, что из восьмичасового рабочего дня продуктивная работа обычного офисного сотрудника составляет примерно 35%? все остальное время, то есть около пяти часов в день, он тратит на те занятия, которые мешают ему быть продуктивным: ищет что-то нужное ему по работе, отвечает на чьито вопросы и просьбы, ведет поиск в интернете и читает электронную почту.

Первое из трех «П» тайм-менеджмента обозначает планирование. Это первый шаг к более эффективному управлению своим временем. вам нужно решить, что вы должны сделать в течение дня, месяца, года или более длительного периода. Подумайте над этим. вы вряд ли начали бы крупный проект на работе без предварительного планирования. вы не открыли бы свой бизнес без тщательно продуманного бизнес-плана. Почему же тогда идете по жизни, не думая о будущем и не пытаясь организовать свои занятия и задачи? ваш календарь — базовый инструмент тайм-менеджмента, который вы можете использовать для планирования. гарольд Тейлор в своей книге Making Time Work for You пишет: «Когда вы планируете свою деятельность и задачи, вы переходите от намерения к обязательству их выполнить»1. Как только вы добавили в календарь какую-то задачу и выделили конкретное время на ее выполнение, вы приняли на себя определенные обязательства довести это дело до конца. С чего начинается этот путь?

Записывайте всё

В любой книге по тайм-менеджменту говорится о том, что первый шаг к планированию — это выбросить из головы всё. Начните с того, что перенесите на бумагу или в вашу электронную систему все мысли, что вертятся у вас в голове. Очистите сознание. Запишите, что вас тяготит и вызывает стресс. Сюда относится то, чем вы должны заниматься: рабочие проекты, деловые задачи, мелочи, серьезные вещи, личные дела, дни рождения, годовщины, запись на прием к врачу, профессиональные или семейные вопросы, образовательная деятельность, финансы и многое другое. Изложив это на бумаге, вы сможете увидеть картинку целиком и перестать беспокоиться о том, что что-то забыли, стараясь постоянно держать всё в голове. ваша голова должна быть свободна для принятия стратегических решений и исполнения вашего плана, а не занята тем, чтобы помнить обо всем, что надо сделать.

Итак, вы очистили сознание от назойливых мыслей о том, что вам нужно не забыть. Теперь самое время взглянуть на список задач и решить, что, когда и как вы собираетесь делать. начните с примерной оценки, сколько времени у вас может уйти на выполнение каждой задачи или проекта из вашего списка. Примите во внимание, что мы все склонны недооценивать, сколько времени нам действительно понадобится. вспомните, сколько раз вы говорили: «Я буду на месте через пять секунд», хотя на деле получалось совсем не так быстро? Общее правило: предположите, сколько времени может потребоваться, и добавьте еще половину или треть. Когда вы попытаетесь оценить, сколько времени у вас уйдет на выполнение всех задач из вашего списка, то довольно быстро поймете, что дел в вашем списке гораздо больше, чем времени на их выполнение.

Четыре варианта принятия решения

Управление временем, как вы помните, — это управление выбором. Мы все хотим успеть сделать гораздо больше, чем позволяет время, а потому нужно проанализировать свой список задач и решить, на какие из них вы потратите время.

Есть четыре основных способа решить, будете ли вы что-то делать:

  1. Выбрать. Определите, что для вас является важным и необходимым.
  2. Удалить. вы можете удалить какие-то задачи из своего списка, приняв взвешенное решение что-то не делать.
  3. Подождать. вы можете отложить выполнение каких-то задач на следующий месяц или позже.
  4. Делегировать. вы можете делегировать выполнение какой-то задачи, чтобы это сделали за вас.

вы принимаете решение о выполнении задачи, когда вносите ее в календарь и выделяете на это время. Как только вы составили план и определили, что будете делать, начинайте действовать. Как говорится, «планируйте работу, а затем работайте над воплощением плана».

Практически все доступные системы тайм-менеджмента в качестве первого шага рекомендуют перенос всех задач и дел, которые вы держите в голове, на бумагу. Запишите, что вам нужно сделать, и начните приводить этот список в исполнение. нужно выбросить из головы всё, потому что вам не нужны лишние заботы о том, не забыли ли вы о чем-нибудь. ваше сознание должно быть свободно для более глобальных мыслей: вы должны мыслить стратегически, творчески, выступать с новыми проектами, идеями и различными решениями. в своей книге Getting Things Done* Дэвид аллен называет это состояние «сознание как вода»2.

История Бесс

Бесс обратилась ко мне с просьбой помочь организовать домашний офис, когда я еще занималась консультированием по вопросам организации рабочего пространства. Она юрист и на тот момент работала в одной из юридических компаний на условиях частичной занятости. ее муж — менеджер проектов в строительстве, он занят на работе целый день. Так получилось, что она столкнулась с проблемой, которую безуспешно пыталась решить более года. У Бесс четверо детей разного возраста, старшему десять лет, поэтому она работает три дня в неделю. Кроме того, в начале года им пришлось заняться капитальным ремонтом старого дома, купленного несколько лет назад. Основными задачами было сделать новую крышу, теплоизоляцию, окна и переделать кухню. в самый разгар ремонта Бесс вновь забеременела. Согласитесь, непростая ситуация!

в повседневной рутине был один аспект, который Бесс всегда откладывала на конец дня, потом на конец недели, а к тому моменту, когда она обратилась ко мне, решение этого вопроса было отложено уже на конец года: разбор писем. если она получала какую-то корреспонденцию по почте от незнакомого отправителя, это письмо отправлялось в кучу таких же сомнительных писем. груда писем увеличивалась, и Бесс все более пугала мысль о том, что ей нужно разобрать накопившиеся бумаги. При этом не забывайте, что она умная, способная и успешная женщина.

*Издана на русском языке: Аллен Д. Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса. — М. : Манн, Иванов, Фербер, 2010. Прим. пер.

У нее скопилась почта за целый год, когда мы наконец взялись за решение этой задачи. К тому моменту она уже подключила сервис автоплатежа для оплаты всех коммунальных услуг, потому что однажды столкнулась с ситуацией, когда все системы в доме были отключены за просрочку. Разбирая почту, мы нашли примерно сорок кредитных карт, потому что она никогда не отменяла автоматически созданные карты, которые обычно рассылаются банками по почте. Когда мы наконец разобрали почту за год, обнаружилось, что помимо сложностей с почтой главная проблема Бесс крылась в области тайм-менеджмента. на работе у нее была помощница, которая все делала за нее: от планирования встреч до напоминания о задачах на день и подготовки бумаг. Когда я проводила оценку, чтобы составить общую картину происходящего, обнаружила, что у нее нет календаря для событий ее семейной жизни. Я спросила Бесс, как она следит за тем, когда нужно записаться на прием к врачу, и она ответила: «Мне звонят за день до этого и напоминают».

Есть очень умные люди, которые привыкли все держать в голове. Однако когда границы их мира расширяются, практически невозможно продолжать помнить обо всем. Бесс развозила четверых детей по школам, садикам, дополнительным занятиям, плановым посещениям врачей в дополнение к своему рабочему расписанию и домашним обязанностям. Мы создали систему планирования в бумажном формате, чтобы помочь ей формировать ее домашнее расписание. Она брала этот календарь на работу, чтобы ее помощница координировала его с рабочим расписанием. Бесс пришлось научиться вести календарь, потому что до этого у нее никогда не было в нем необходимости. Сейчас она использует смартфон вместе с онлайновым календарем и системами напоминаний. Бесс больше не чувствует себя перегруженной. Сортировка почты стала для нее ежедневным занятием. Она не забывает о встречах и избавилась от гнетущего чувства, что она всегда на шаг позади и вечно опаздывает.

Как мы уже говорили, отложенные решения всегда ведут к беспорядку. Путаница в мыслях и неорганизованный календарь — это тоже следствие отложенных действий. Решайте, что вы будете делать и какого результата хотите добиться, когда задачи только возникают, не ждите и не откладывайте. Постарайтесь не затягивать этот процесс, чтобы не создавать беспорядка.

Использование календарей

Очень важным моментом в планировании является выбор календаря или системы планирования задач. не существует единственно правильной системы для всех. Подберите тот вариант, который подойдет именно вам. Одних устраивает бумажный формат, другие предпочитают пользоваться электронными устройствами. Большинство моих клиентов довольны тем, что у меня все зафиксировано на бумаге. По сути, не так уж и принципиально, на каком носителе будет ваша система. Самое важное — выбрать одну-единственную систему и придерживаться ее. Применять еще одну систему управления временем стоит только в том случае, если есть веская причина или вы достаточно подкованы технически, чтобы при необходимости инкорпорировать это расписание.

В дублировании информации нет ничего плохого, если у вас есть на то основания и если вы эффективно с этим справляетесь. Ошибка большинства людей в том, что они одновременно ведут два или три календаря: например, один для рабочих задач, а другой — для личных дел. но ведь у вас не две жизни, и большинство из нас не могут находиться в двух местах в одно и то же время, так что самый простой способ отслеживать все свои задачи и понимать, как на самом деле выглядит ваш день, — вносить информацию в один календарь. Кроме того, вам необходимо периодически сверять свой календарь с календарями супруга или супруги, детей и родителей. Каждое воскресенье вечером мы с мужем садимся и проверяем наши календари на предстоящую неделю, чтобы убедиться, что мы не забыли ни о чем из того, что нужно сделать. Я уверена, что он будет дома, когда мне понадобится его помощь, и мы точно понимаем, где будет находиться в течение недели каждый из нас и чем заниматься. Тогда же я планирую наше меню на неделю: я знаю, кто и когда будет дома и что из продуктов мне нужно купить в понедельник. Эти совместные усилия позволяют нам целенаправленно подойти к планированию недели.

Еще одна функция планирования заключается в том, чтобы заниматься различными задачами в то время, которое оптимально для них подходит. важные дела лучше всего назначать на то время, когда вы наиболее продуктивны. У многих людей пик эффективности приходится примерно на десять утра. если это относится и к вам, «забронируйте» для себя драгоценное время с десяти до одиннадцати или с девяти до десяти утра. время, когда вы максимально продуктивны, лучше отвести для работы над самыми важными проектами, потому что именно тогда вы способны мыслить наиболее четко. Этим временем стоит распорядиться грамотно и не растрачивать его на повседневные деловые встречи, телефонные звонки, проверку почты и другие задачи, которые можно выполнить в другой момент.

Одна жизнь, одна система

Возможно, вам покажется знакомой история Анны. Она замужем, у нее двое детей, которые учатся в начальной школе. анна работает на условиях неполного дня в местном университете, где занимается организацией мероприятий. Показывая мне свою систему планирования, она сначала открыла электронный календарь на компьютере, куда заносила рабочие задачи. в свой календарь она добавила расписание мужа, синхронизировав события его календаря со своим. Затем она указала мне на календарь, висящий на кухне, куда обычно заносила личные и семейные дела. на мой вопрос, насколько эффективна эта система, анна призналась: «Я постоянно нервничаю, потому что пропускаю события из календаря на кухне. Когда я не дома, то абсолютно забываю сверяться с нашим «семейным» расписанием. Мне очень неловко, что я так часто опаздываю или вообще забываю о назначенных встречах и других делах».

Она пропускала важные мероприятия из-за того, что была не на кухне и не могла заглянуть в находящийся там календарь. анна повесила свой «семейный» календарь на кухне, потому что, когда она была маленькой, так делала ее мама. анна решила, что это правильно. Мы объединили два ее календаря, и с того момента, когда она начала хранить всю информацию в одном месте, то перестала опаздывать на встречи и забывать о каких-то делах.

В этом вопросе нет понятий «правильно» и «неправильно»: важно лишь то, подходит эта система лично вам или нет. Календарь на кухне вполне мог бы оказаться полезным молодым мамам, которые постоянно находятся дома и занимаются семейными делами. Этот календарь у них всегда под рукой, и они могут вносить туда какие-то события. но если вы работаете — неважно, в офисе или дома — и уже пользуетесь электронным календарем, который вас устраивает, тогда придерживайтесь его и отмечайте в нем все ваши задачи. Учитывая современные технологии, такие как смартфоны, планшеты, «облачные» технологии, Google-календарь, существует много способов объединить ваш личный и деловой календари. вы можете использовать и два устройства для ведения календаря, если вам это удобно и у вас не происходит неоправданного дублирования информации. лично я предпочитаю записывать все на бумаге. Мне нравится сам процесс. Я лучше запоминаю, когда пишу, поскольку обычно представляю себе страницу и думаю о том, где я что-то записала. При этом я также пользуюсь календарем в своем смартфоне. Я это делаю осознанно, по вполне конкретной причине, и не дублирую свои задачи в двух местах. Календарь в смартфоне напоминает мне о важных делах, назначенных на определенную дату и время, когда я точно знаю, что буду не у компьютера и мне будет нужна дополнительная подсказка. К таким делам относятся события из школьной жизни детей, библиотечные книги, которые мне нужно вернуть, телефонные звонки клиентам, которые нужно сделать или иметь возможность на них ответить. в то время как у меня может не оказаться под рукой компьютера или системы планирования, смартфон всегда со мной и всегда напоминает о подобных вещах. если я хочу посетить какое-то мероприятие вечером вместе с мужем, то отправляю ему приглашение через календарь. У меня нет доступа к его календарю, однако муж сам внесет в него мое мероприятие, и мы оба можем быть уверены, что это вопрос решенный. Он полностью полагается на свой рабочий календарь и часто обращается к синхронизированным версиям в своем iPhone и iPad. Он настолько зависит от этого календаря, что у нас даже установилось негласное правило: если мероприятия нет в календаре, мне не стоит ожидать, что муж на него придет. если он по каким-то причинам не может пойти со мной, то просто отклоняет приглашение. Это сигнал к тому, что нам нужно скорректировать ситуацию: например, пригласить няню посидеть с детьми или изменить наши расписания.

Все остальные планы: время работы над проектами или посещение спортивного зала, мероприятия — я заношу в свою бумажную систему планирования. В моем случае эта система очень эффективна. Обратите внимание, что это не жесткая рекомендация всем и каждому. Это лишь пример того, как можно использовать два устройства (например, смартфон и систему планирования в бумажном формате), чтобы это было эффективно и удобно, потому что, по сути, вы пользуетесь единой системой.

Система планирования в бумажном формате

Несколько лет назад моим клиентом стала директор по маркетингу одной крупной компании, в которой все сотрудники должны были использовать электронный календарь в Outlook. Женщина уже много лет пользовалась бумажной системой планирования, которая ей очень нравилась, и она продолжила использовать привычную систему одновременно с календарем в Outlook и копировала все задачи из электронного календаря в бумажную версию. Этот процесс отнимал у нее много времени, однако не страховал от ошибок. Эти две системы были избыточны. У моей клиентки отсутствовала объективная необходимость в использовании бумажной системы планирования на работе.

Проанализировав, почему она не хотела от нее отказываться, мы пришли к выводу, что ей, как и мне, просто нравилось все записывать. Она отдавала себе отчет в том, что избыточная система планирования в бумажном формате отнимает у нее время. Мы заменили ее блокнотом, где она могла делать заметки и составлять список задач, чтобы ничего не забыть. Кроме того, теперь она так составляет расписание в своем рабочем электронном календаре, чтобы полностью «закрывать» то время, когда ей необходимо работать над проектами или задачами. Этот пример еще раз доказывает, что можно эффективно совмещать два метода, если вы четко понимаете, какую роль отводите каждому из них. необходимо позаботиться о том, чтобы исключить бессмысленное дублирование и эффективно отслеживать свои задачи. Когда вы найдете такую систему, которая отвечает всем вашим требованиям и пользоваться которой вам удобно, придерживайтесь ее, и она будет работать на вас.

Отслеживание задач в тайм-менеджменте

Существует несколько способов отслеживать задачи. Самый простой — записывать на листе бумаги или в блокноте все дела по мере их возникновения. Конечно, после этого вы должны решить, когда собираетесь заняться этими делами, и внести эту информацию в ваш календарь или другую систему планирования.

Можно использовать электронную систему планирования, которая интегрируется с календарем и автоматически вносит в него задачи. например, если вы используете Outlook в качестве почтового клиента и календаря, можете применять функцию Tasks («Задачи»), чтобы отслеживать задачи из календаря. есть много приложений, помогающих создать список задач в смартфоне или на компьютере, например: www.rememberthemilk.com, www.toodledo.com и www.todoist.com. если вы пользуетесь системой планирования в бумажном формате, есть ежедневники, с помощью которых можно внести задачи в расписание: The Planner Pad® и FranklinCovey Planners, к примеру.

Неважно, какую систему вы выберете. главное — придерживайтесь ее, активно ею пользуйтесь и не забывайте выделять время в календаре для работы над задачами. если вы привыкли записывать все, что вам нужно выполнить, а затем постепенно работаете над каждым пунктом, значит, вы на пути к определению приоритетов.

Основные выводы

  • Планируйте свой календарь. Планирование — это ваше решение выполнить определенную задачу, которое выражается в том, что вы вносите ее в календарь, отводя время на ее выполнение.
  • Записывайте всё, чтобы точно знать, что вам нужно сделать.
  • Решите, что делать с каждым пунктом из вашего списка дел: выберите, что важно, удалите пункт из списка, подождите и выполните этот пункт позже или делегируйте задачу.
  • выберите для себя правильный инструмент планирования, будь то ежедневник, электронный или настенный календарь.

См. также:

Технология четырех «П» для управления временем
Тайм-менеджмент: простые способы управления временем

© Тамара Майлс. Пирамида эффективности. — М.: Манн, Иванов и Фербер, 2014.
© Публикуется с разрешения издательства

Канал в Telegram: @PsyfactorOrg
 
.
   

© Copyright by Psyfactor 2001-2017.
© Полное или частичное использование материалов сайта допускается при наличии активной ссылки на Psyfactor.org. Использование материалов в off-line изданиях возможно только с разрешения администрации.
Контакты | Реклама на сайте | Статистика