Проведение деловых встреч: золотое правило Рональда Рейгана
Советы от Рональда Рейгана по организации и проведению деловых встреч отлично подойдут как для людей, принимающих решения, так и для их посетителей.
Слышали ли вы о «правиле 20 минут» от Рональда Рейгана, 40-го президента США?
В своей книге «Рейган: История жизни» (Reagan: The Life) американский историк Г.В. Брендс (Henry William Brands) описывает правило, которое Рейган установил для своих деловых встреч:
«Встреча должна продолжаться не более 20 минут. Если за это время дело не будет улажено, то встречу нужно отложить».
Например, в 1981 году Рейган встретился с лидерами профсоюзов, чтобы обсудить повышение заработной платы. Встреча продолжалась всего 15 минут, но за это время Рейган смог убедить профсоюзных боссов согласиться на повышение заработной платы в обмен на гарантии сохранения рабочих мест.
Правило 20 минут не было формальным, но Рейган старался придерживаться его достаточно строго.
Он считал, что это помогает ему эффективно использовать свое время и добиваться желаемых результатов во время деловой беседы.
С таким подходом согласны многие психологи, утверждающие, что активного и деятельного внимания с напряжением всех умственных и коммуникативных способностей у взрослого человека хватает приблизительно на 20 минут. А дальше надо делать перерыв на отдых или же переключаться на что-то другое.
Вот основные принципы организации и проведения деловых встреч президента Рейгана с посетителями.
1. Деловая встреча должна продолжаться не более 20 минут
Если вопрос не решен за 20 минут, с 90% вероятностью он не будет решен. Поэтому встречу нужно отложить, чтобы лучше подготовиться к ней, согласовать аргументы и позиции сторон.
2. Встреча должна быть предварительно подготовлена
Перед встречей помощники президента должны предоставить информацию о посетителе, его целях встречи и возможных вопросах. Это позволяло Рейгану быть хорошо подготовленным и вести конструктивный диалог.
3. Встреча должна быть сосредоточена на конкретных целях
Одна тема — одна встреча. Рональд Рейган стремился к тому, чтобы встреча была посвящена одной конкретной теме. Это помогало ему избежать отвлечения и распыления внимания, а сосредоточиться на достижении результатов.
4. Встреча должна быть продуктивной
Рейган хотел, чтобы каждая встреча была продуктивной и приносила конкретные результаты. Он всегда стремился найти решение проблемы или добиться договоренности.
5. Правильное окончание встречи
Рейган всегда оставлял 5-10 минут в конце встречи, чтобы задать вопрос на обсуждаемую тему и дать обратную связь посетителю. Это позволяло ему убедиться, что он правильно понял позицию собеседника и что собеседник понял позицию Рейгана.
Вот как сам Рональд Рейган описывал свой подход к встречам:
«Я стараюсь дать посетителю достаточное время, чтобы высказаться. Но я также считаю важным дать обратную связь. Я хочу убедиться в том, что я правильно понял, что посетитель говорит, и что он понимает мою позицию. Поэтому я всегда оставляю немного времени в конце встречи для вопросов и ответов».
